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Analyse - 24 septembre 2004

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septembre 2004

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Les mécanismes généraux de coordination et de concertation avec l’industrie

En tourisme comme dans tout autre domaine d’activité, le gouvernement dispose d’une panoplie de mécanismes de concertation avec l’industrie ou de consultation des intervenants. Comment choisir celui qui convient le mieux pour atteindre nos objectifs?

La première étape, celle qui précède même le choix de l’outil à privilégier pour exercer la consultation ou la concertation, consiste à définir clairement les objectifs et les résultats à atteindre. Il convient d’inviter les intervenants à participer à cette phase, car plus ces derniers collaborent tôt aux étapes de la conception et de la détermination des buts, plus ils se sentiront engagés dans le succès du processus.

Souvent, on présume que le principal objectif de la consultation est de parvenir à un consensus sur les options en matière de politiques et de programmes. Oui, il peut s’agir d’un objectif, mais il en existe plusieurs autres, notamment:

  • habiliter les groupes d’intervenants à participer au processus décisionnel;
  • conclure des partenariats sous forme d’ententes contractuelles, d’alliances, d’accords de coopération, etc.

Deuxième étape, la clarification du mandat. Un mandat clairement défini devrait inclure les éléments suivants:

  • les attributions
  • les renseignements généraux
  • les décisions en jeu
  • la description des intervenants
  • le genre de participation
  • le niveau de consultation
  • les objectifs de la consultation
  • la durée des périodes de consultation et de prise de décisions.

Enfin, le choix des outils doit varier en fonction du sujet à débattre, des caractéristiques des intervenants concernés (expérience, préoccupations, etc.), de la technologie, du temps dont on dispose pour prendre une décision, etc. Parmi les principaux mécanismes recensés, on distingue deux familles: les comités et les documents. Dans la première catégorie, on retrouve:

  • le comité ou conseil consultatif;
  • le groupe de concertation;
  • les entrevues;
  • la table ronde;
  • le cercle d’étude;
  • le forum;
  • les assises annuelles;
  • le groupe de travail;
  • l’atelier.

Le second groupe comprend généralement:

  • les mémoires ou rapports;
  • les documents de discussion;
  • les sondages.

Dans les prochains paragraphes, on présente sommairement trois mécanismes de concertation/consultation, soit le comité ou conseil consultatif, le groupe de concertation et l’atelier.

Le comité ou conseil consultatif

Qu’est-ce que c’est?

Il s’agit d’un groupe de représentants d’une collectivité particulière ou d’un ensemble d’intérêt donné (ici, les intervenants touristiques) choisi pour procurer des conseils et des commentaires sur une question spécifique. On doit prendre garde de ne pas nommer des membres en raison de leur appartenance à un secteur d’activité particulier mais bien à cause de leurs compétences. Le choix des participants peut être effectué principalement par:

  • l’organisme responsable de la concertation, en l’occurrence le gouvernement;
  • des groupes auxquels l’organisme responsable de la concertation demande de choisir un représentant.

Quand doit-on s’en servir?

Cet organisme peut constituer un outil efficace de concertation lorsqu’il s’agit:

  • d’orienter la planification et la mise en oeuvre d’un projet (plan de marketing, par exemple) ou d’une politique (politique du tourisme);
  • d’organiser et de coordonner la participation et l’apport de diverses personnes;
  • d’acquérir l’expertise et d’obtenir l’apport de certains groupes ou personnes intéressés;
  • de parvenir à un consensus en vue d’intervenir dans des questions complexes qui touchent de nombreux segments de l’industrie;
  • de permettre d’assurer des rapports suivis entre les intervenants touristiques et le gouvernement;
  • d’aider à fixer des priorités ou à trouver des solutions de rechange;
  • de choisir des experts-conseils;
  • d’assurer une communication bilatérale avec plusieurs parties intéressées.

Quels sont les critères d’efficacité?

  • S’assurer que les participants représentent la gamme d’intérêts et de valeurs.
  • Définir formellement le mandat et les attributions du comité.
  • Préciser la durée du mandat ainsi que la fréquence et le lieu des réunions et s’en tenir aux tâches qui lui ont été confiées.
  • Clarifier le rôle du comité dans la prise de décision.
  • Donner aux membres suffisamment de temps afin qu’ils puissent consulter les personnes qu’ils représentent, pour garantir qu’ils disposent du point de vue adéquat.
  • Établir les procédures, de concert avec le comité, les processus décisionnels, les exigences concernant les présences (remplaçants), ainsi que les directives relativement à la participation d’observateurs ou de remplaçants, à la confidentialité, au remboursement des dépenses, etc.
  • Assurer l’engagement d’un personnel professionnel compétent, en tenant compte du temps qu’il faut pour organiser les réunions, rédiger les procès-verbaux et les rapports de suivi, régler les détails administratifs et s’occuper de préoccupations pratiques.

Quels sont les avantages et les inconvénients?

Le groupe de concertation

Qu’est-ce que c’est?

Un regroupement de huit à dix personnes constituant un échantillon représentatif des intervenants touchés par l’objectif de la concertation. Souvent, les participants sont choisis pour représenter des intérêts particuliers.

Quand doit-on s’en servir?

Il s’agit d’un mécanisme utile pour:

  • déterminer la nature et l’intensité des préoccupations des intervenants, leurs valeurs et leur point de vue;
  • recueillir l’information sur les besoins des intervenants relativement à une question ou à un concept particulier concernant l’objet de la concertation;
  • se faire une idée de l’opinion de l’industrie lorsque des contraintes de temps ou des restrictions budgétaires ne permettent pas un examen complet de la question.

Le groupe de concertation n’est pas:

  • efficace pour communiquer de l’information à l’ensemble des intervenants;
  • une tribune ouverte pour répondre à des questions d’ordre général;
  • un mécanisme utilisé pour atteindre un consensus ou prendre des décisions.

Quel est le principal critère d’efficacité?

  • S’assurer les services d’un personnel spécialisé pour modérer ou diriger les groupes de concertation.

Quels sont les avantages et les inconvénients?

L’atelier

Qu’est-ce que c’est?

En principe, l’atelier se compose d’un groupe de cinq à sept participants – bien que pour des raisons de logistique et de coût, il compte souvent 20 à 25 personnes – constituant un échantillon représentatif des différents points de vue. On y compte également un facilitateur dont le rôle consiste à structurer les discussions, à stimuler les participants et à faire part des résultats. L’atelier vise à régler des problèmes précis et à atteindre un consensus en vue de déboucher sur une action concrète.

Quand doit-on s’en servir?

  • Pour définir, examiner et discuter de questions; formuler des solutions de rechange et élaborer des options novatrices; faire des recommandations; parvenir à un consensus ou à un compromis réalisable; examiner les renseignements, programmes et plans déjà en place; régler les problèmes.
  • Comprendre les intervenants, renseigner les participants et obtenir des résultats.
  • Permettre à des personnes qui possèdent des points de vue différents sur une question de travailler ensemble à la régler.
  • Permettre à des personnes qui ne sont pas affiliées à un groupe particulier d’exprimer leur opinion et d’établir le dialogue.

Quels sont les critères d’efficacité?

  • Déterminer les résultats ou produits escomptés dès l’étape de la conception; fixer les buts de l’atelier.
  • Avoir recours à un facilitateur d’expérience ayant des habiletés en matière de relations humaines et d’exposés de même que des idées novatrices, afin de tirer parti au maximum de la discussion et d’élaborer des options.
  • Choisir avec soin les participants qui représenteront les diverses catégories d’intervenants touristiques.
  • Surveiller toute influence indue de la part d’un groupe d’intérêt, surtout si l’atelier est offert à plusieurs endroits et à différentes dates.
  • Clarifier les rôles et responsabilités du facilitateur, du coordonnateur et des autres personnes-ressources, telles que les rapporteurs et les personnes qui font les exposés.
  • Déterminer les produits de l’atelier, notamment l’ordre du jour, les dépliants et les documents d’information, le scénario pour le facilitateur, les rapports, etc.

Quels sont les avantages et les inconvénients?

Voir aussi:

- Qu’est-ce que la gouvernance?

Source:
– Stern, Peter et Sandra Zagon. «Guide de consultation du public. Modifier les rapports entre le gouvernement et les Canadiens», Centre canadien de gestion, Les pratiques de gestion, no 19, mai 1997.