Voyages de groupes et réunions d’affaires: outils de planification en ligne

Les groupes de petite taille représentent une part importante des revenus des hôteliers québécois, tant pour la clientèle d’agrément que d’affaires. Une étude récente de PhoCusWright indique que ce marché est en croissance aux États-Unis et que la planification se fait de plus en plus sur Internet. Les services d’organisation de voyages de groupes en ligne se multiplient de l’autre côté de la frontière, traduisant ainsi une tendance à surveiller de près par la communauté touristique d’ici.

Taille du marché et projections 2008

Le marché des groupes est très important et ce sont les petits groupes (moins de 50 personnes, sans compter les voyages organisés par des tours opérateurs) qui croissent le plus, tant sur le plan des réunions d’affaires que des voyages d’agrément (groupes d’intérêts, rencontres d’amis, célébration d’un événement, etc.). Pour le marché affaires, PhoCusWright estime que 53% des dépenses liées au voyage (transport aérien et terrestre, hôtel et location automobile) sont réalisées en ligne. Cette part de marché devrait passer à 60% en 2008. Du côté des voyages d’agrément, les dépenses effectuées en ligne représentent 19% et devraient atteindre 28% en 2008 (graphique 1). Quoique ces données concernent le marché américain, il y a lieu de constater qu’il s’agit d’une tendance forte à surveiller.

Qu’est-ce qui amène les organisateurs d’événements à réserver davantage en ligne?

Tout d’abord, la nécessité pour les entreprises de réduire leurs coûts passera par un usage accru des technologies en ligne pour les réunions d’affaires. D’ailleurs, les organisateurs ont accès à de plus en plus denouveaux outils, autant pour les réunions d’affaires que pour l’agrément :

• Mentionnons des entreprises telles que Starcite et Passkey en tourisme d’affaires qui facilitent des tâches comme la sélection de la destination, la planification de l’itinéraire et le housing (réservation centralisée). À titre indicatif, StarCite retourne plus de 5 millions USD de revenus par année aux fournisseurs de services. Passkey est utilisé par plus de 8000 planificateurs d’événements aux États-Unis.
• De nouveaux joueurs, comme Groople ou Group Travel Planet, font leur place dans la planification des voyages de groupe, surtout pour le segment agrément. Ces sites permettent d’organiser le voyage, de réserver l’hébergement ou d’autres activités et services et de gérer la participation.

L’évolution du Web 2.0 sera un catalyseur pour les petits groupes d’agrément. Une extension naturelle des communautés ou des réseaux sociaux tels que MySpace est, par exemple, la planification d’activités, y compris la préparation de voyages et d’itinéraires. Des entreprises comme Carnival Cruise Lines, TripHub ou Triporama misent sur les tendances du Web 2.0 en offrant des solutions d’organisation de voyages de groupe en ligne aux communautés virtuelles.

• Parmi les initiatives les plus efficaces des hôteliers, notons e-Events de Hilton, un système de réservation en ligne qui combine les chambres (25 maximum), les salles de réunions, la restauration et l’équipement audiovisuel dans une même transaction en temps réel. Soulignons par ailleurs Marriott’s Joy pour l’organisation de mariages et Hyatt’s E-mmediate Response Meeting pour les réunions.

Ces exemples démontrent l’intérêt croissant pour ce type de fonctionnalité. Il s’agit d’un domaine étant encore peu exploité et il existe des occasions de se démarquer pour ceux qui offriront des services que les autres n’ont pas encore.

Les services en ligne accéléreront parallèlement aux progrès de la technologie et du Web 2.0, ainsi que de leur diffusion grâce, notamment, au bouche-à-oreille et à leur utilisation croissante. Les organisateurs de petits événements se dirigeront vers Internet plus rapidement que ceux des grands événements parce qu’ils ont généralement moins de variables à contrôler et qu’ils encourent moins de risques.

Enfin, les générations X et Y envahissent le marché du travail. Ces derniers s’attendent à des services 24/7 et sont plus à l’aise avec les nouvelles technologies.

Stratégies pour mieux rejoindre le marché des groupes et des réunions d’affaires: soyez prêts!

1. Établir des partenariats stratégiques avec les systèmes de planification en ligne tels que Passkey, Expedia Corporate Travel, Groople ou TripHub est le moyen le plus rapide. D’ailleurs, étant donné que ces systèmes sont en plein développement, les hôteliers qui s’y affilient ont encore la possibilité de négocier des avantages en termes de commissions ou de visibilité.
2. Développer ou acquérir la technologie permettant de mieux gérer, vendre et contrôler les groupes et les réunions au sein de l’entreprise. À l’instar de Hilton, il s’agit de développer une interface Web qui s’adresse aux groupes et aux réunions et qui est intégrée à d’autres systèmes de l’établissement (exemples: système de gestion, centrale de réservation, programme de fidélité). Également, pour les planificateurs d’événements, les fonctions de recherche élaborées sont importantes car elles permettent de faire des comparaisons: la possibilité d’obtenir des soumissions en ligne, une visualisation des lieux (galerie de photo, disposition des espaces), la commande de banquet en ligne et le housing. Enfin, pour devenir un réel outil stratégique de gestion d’événements, les technologies devraient mettre l’accent sur la facilité d’utilisation.
3. Déployer des efforts marketing agressifs auprès des marchés des réunions d’affaires et des rassemblements sociaux. Se différencier par un contenu avantageux, des forfaits, des services à valeur ajoutée, des programmes de fidélité et des politiques d’achat et d’annulation flexibles.
4. Minimiser le risque associé à la planification d’un événement en ligne et augmenter la confiance du planificateur envers les outils en ligne: bases de données centralisées, possibilité de visualiser et de configurer les lieux sur Internet et communications (partage d’information) entre les participants, les planificateurs et les fournisseurs de services.

Pour les fournisseurs de services tels que les hôteliers, les outils en ligne de planification des voyages de groupe représentent l’occasion de simplifier le processus de demande de renseignements et de mieux répondre à certaines clientèles.

Outre ces stratégies, le grand défi sera de gagner la confiance des consommateurs et de les convaincre d’utiliser les outils de planification de voyages de groupe en ligne. Une fois cette étape franchie, le transfert vers ces technologies s’accélérera et les entreprises qui ont anticipé ce changement seront prêtes à répondre à un très large marché.

Voir aussi

Starcite
Passkey
Groople
Group Travel Planet
Carnival Connections
Triphub
Triporama
Hilton

Sources:
PhoCusWright. «Groups and Meeting: Market Opportunity Redefined», Janvier 2007.