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Analyse - 7 mai 2019

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Réunions et congrès : connaître ses participants pour mieux les engager

Les réunions et les congrès attirent des participants dont les intérêts, les besoins, les attentes et les motifs de présence peuvent diverger. Dans ce contexte, comment créer un événement qui engagera un maximum de personnes ?

Les organisateurs d’événements professionnels cherchent continuellement à créer des expériences qui intéresseront et marqueront positivement les participants. Depuis quelques années, l’une des avenues privilégiées consiste à favoriser leur engagement avant, pendant et après l’événement. La diversité du groupe rend complexe la conception d’une programmation qui satisfera l’ensemble des personnes conviées. D’après Linda McNairy, VP chez American Express Meetings and Events, le succès repose sur la connaissance de ses participants, ce qui les motive et les incite à se sentir engagés.

 

Dans un article diffusé sur la plateforme Northstar Meetings Group, madame McNairy présente six profils communs de congressistes et des recommandations pour susciter leur engagement. Les voici :

Le féru de connaissances

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Il cherche des occasions d’apprendre des notions qui seront bénéfiques pour sa carrière. Les thèmes présentés dans la programmation s’avèrent déterminants quant à sa participation. La qualité des conférenciers et du contenu livré influence son niveau de satisfaction général. 

Conseils pratiques 

  • Effectuer un sondage en amont de l’événement afin d’assembler des contenus qui répondent à ses besoins
  • Proposer plusieurs parcours d’apprentissage susceptibles de lui plaire ainsi que des séances qui favorisent les interactions entre les experts conférenciers et le public
  • Lui transmettre de l’information après l’événement afin de prolonger son expérience éducative

L’experte en réseautage

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Elle valorise les rencontres en face à face et souhaite créer des relations significatives qui l’aideront à atteindre ses objectifs d’affaires. Les événements professionnels représentent des occasions idéales pour ce type d’interactions. Son intérêt marqué pour l’établissement de contacts avec d’autres la conduit à utiliser diverses applications et solutions technologiques qui lui permettent de poursuivre ses échanges après l’événement.

Conseils pratiques

  • Rendre disponible la liste des participants avant l’événement et mettre à sa disposition une application qui lui permet de chercher des contacts, de communiquer avec d’autres (avant, pendant et après) et de conserver des cartes professionnelles de façon numérique
  • Inclure des sessions de réseautage éclair
  • Prévoir de multiples occasions favorisant les échanges entre les participants

La chercheuse d’inspiration

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Elle souhaite donner un sens à sa présence. Elle préfère vivre une expérience plutôt qu’être passivement assise à écouter. Créative et dynamique, elle se laisse immerger par l’événement en son entier. Ses attentes sont élevées et elle aspire à repartir avec de nouvelles idées, actions ou un nouveau processus qu’elle pourra ensuite présenter à son équipe.

Conseils pratiques 

  • Favoriser son implication en intégrant des activités de co-création ou de remue-méninges collectives
  • Utiliser des espaces non conventionnels pour créer des environnements stimulants 
  • Intégrer une dimension communautaire qui encourage la participation à des activités socialement responsables

Le papillon sociable

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Il adore rencontrer de nouvelles personnes et se joindre à des groupes avec lesquels il partage des champs d’intérêts communs, professionnels ou non. Il est à son aise lorsqu’il se trouve dans des contextes sociaux décontractés et n’hésite pas à diffuser sur les médias sociaux les moments forts de sa présence.

Conseils pratiques 

  • Prévoir des activités de loisir et de divertissement dans la programmation
  • Opter pour des aménagements de salle qui rendent l’heure des repas moins formelle et qui encouragent les interactions
  • Intégrer une dimension de ludification (gamification) à l’application de l’événement afin de promouvoir les échanges et le partage de contenu visuel sur les médias sociaux

La participante réticente

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Généralement introvertie, elle fait acte de présence davantage par obligation que par intérêt. Les pauses, les activités sociales et les occasions de réseautage constituent pour elle de réels défis.

Conseils pratiques 

  • Proposer des choix qui lui donnent le sentiment de contrôler son expérience
  • Inclure une programmation virtuelle accessible de partout afin de lui permettre d’assister à l’événement tout en demeurant dans sa zone de confort
  • Présenter clairement les avantages qu’elle retirera en participant à l’événement

Le fanatique de la marque

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Il aime suivre les développements d’une marque qu’il affectionne et va parfois jusqu’à investir dans cette compagnie. Il demeure à l’affût des dernières innovations, possède des produits ou souscrit à des services de celle-ci. Il cherche à s’entourer d’autres fans qui partagent la même culture de la marque.

Conseils pratiques 

  • Rendre accessibles des représentants clés qui lui parleront de la marque, lui feront vivre une expérience unique et lui donneront des informations privilégiées sur certains produits ou services
  • Organiser des tirages faisant courir la chance de gagner des prix spéciaux en lien avec la marque
  • Créer un panel d’utilisateurs (ou de fanatiques de la marque) en leur offrant la possibilité d’échanger leurs idées

Personnaliser pour mieux engager

Les profils élaborés par madame McNairy mettent en lumière les traits généraux des participants. À partir de ces grandes caractéristiques, il est possible de décortiquer davantage les personnalités, les comportements et les besoins selon votre public cible pour ensuite créer des personas sur mesure. Cette connaissance vous permettra de concevoir une programmation qui répond aux attentes et de personnaliser votre approche visant l’engagement de vos participants.

 

Source image à la une : Samuel Zeller, sur Unsplash

 

Sources des images : 

Le féru de connaissances : mentatdgt, sur Pexels

L’experte en réseautage : Rawpixel.com, sur Pexels

La chercheuse d’inspiration : Bruce Mars, sur Pexels

Le papillon sociable : Chloe Kala, sur Pexels

La participante réticente : LinkedIn Sales Navigator, sur Unsplash

Le fanatique de la marque : Piotr Wilk, sur Unsplash

Source(s)

- Chouteau, Zach. « 4 Tips for Boosting Attendee Engagement at Meetings », Bizbash, 26 février 2018.

- Minneci, Jessi. « How To Increase Meeting Engagement Using Social Media», Northstar Meetings Group, 12 mars 2019.

- Minneci, Jessi. « SMU International Spotlight: Creating Meeting and Attendee Engagement Methods», Northstar Meetings Group, 13 mars 2019.

- Minneci, Jessi. « Steps For Making the Most of Your Meeting Attendees’ Time», Northstar Meetings Group, 25 mars 2019.

- Waechter, Frank M. « Transform your conference into an engaging experience», Congrex Switzerland, 7 janvier 2019.

- Waechter, Frank M. « 7 principles to increase conference attendee engagement », Congrex Switzerland, 25 juin 2018.

 

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