Bien gérer la participation de ses bénévoles

Le Wildflower ! Arts and Music Festival (WF !) a fait ses débuts en 1993 dans la ville de Richardson au Texas. Produit par le service des parcs et des loisirs de la municipalité, l’événement de trois jours se tient chaque année au cours de la troisième fin de semaine du mois de mai. Sa programmation comprend, entre autres, des spectacles de musique ainsi que des performances artistiques. Il met également en valeur des artisans locaux ainsi que la relève à travers des concours de talent. 

Le festival est devenu un événement phare pour la ville de Richardson et attire plus de 60 000 visiteurs chaque année. Depuis sa création, les bénévoles ont joué un rôle clé dans le succès du festival. Leur engagement se manifeste non seulement durant l’événement, mais aussi dans les mois qui le précèdent. Les organisateurs estiment que sans ce soutien, WF ! ne pourrait être ce qu’il est aujourd’hui. 

Source : Page Facebook de l’événement 

Encadrement des bénévoles  

Les bénévoles sont bien accompagnés et guidés tout au long de leur implication. Répartis en six groupes et gérés par un coordonnateur, ils contribuent au festival de la manière suivante : 

1. Le comité exécutif de pilotage est formé de huit bénévoles sélectionnés pour veiller à la bonne gestion de certaines composantes du festival, telles que les concours de talents. Tout au long de l’année, ce comité se réunit sous la supervision du directeur du festival. Chaque bénévole travaille en étroite collaboration avec un membre du personnel désigné. 

2.Les ambassadeurs des commanditaires jouent un rôle de conciergerie auprès des commanditaires, les assistent dans l’installation de leur kiosque et veillent à leur offrir un service à la clientèle hors pair tout au long de l’événement.  

3.Le consortium des commerçants regroupe des partenaires à but non lucratif. Il se compose, entre autres, de représentants de services sociaux et de diverses organisations civiques de Richardson qui viennent mettre la main à la pâte de façon bénévole. Ils s’occupent des kiosques de boissons alcoolisées du festival et ont la possibilité d’empocher un pourcentage des profits, de même que les pourboires, afin de collecter des fonds pour financer les activités de leurs organisations respectives. 

4.Les superviseurs des bénévoles sont affectés à des zones spécifiques du festival. Durant l’événement, ils supervisent deux groupes : les responsables des bénévoles et les bénévoles généralistes. 

5.Les responsables des bénévoles gèrent les bénévoles généralistes dans leur zone d’affectation et aide au recrutement de bénévoles. 

6.Les bénévoles généralistes se font assigner différentes tâches et responsabilités (distribuer des programmes du festival aux visiteurs, assembler du matériel promotionnel, etc.) et apportent un soutien dans les équipes qui ont besoin d’aide.  

Recrutement

Le coordonnateur des bénévoles veille à maintenir une bonne communication avec les bénévoles récurrents, tout au long de l’année. Même si l’événement se déroule en mai, il entre en contact avec eux dès le mois de septembre afin de confirmer leur présence pour l’édition suivante. Avec l’aide des responsables des bénévoles, le coordonnateur s’occupe aussi de contacter les organisations civiques et les commanditaires afin de compléter certaines affectations. 

À partir de janvier, le coordonnateur effectue une campagne de promotion sur les médias sociaux et distribue des dépliants dans divers locaux de la ville pour attirer les bénévoles supplémentaires. 

Source : Page Facebook de l’événement 

Avantages et rétention

Les bénévoles peuvent profiter de certains avantages dont deux billets gratuits pour le festival et un laissez-passer pour le stationnement. Ils reçoivent aussi des collations et des boissons tout au long de la fin de semaine. 

À la fin de l’événement, chaque bénévole reçoit un courriel personnel ou un appel téléphonique le remerciant de sa participation. Cette communication est également le moment de recueillir des commentaires et des suggestions afin de continuellement améliorer l’expérience des bénévoles. 

Quatre semaines après le festival, une fête est organisée afin de souligner la contribution des bénévoles. Tous ceux et celles qui ont travaillé plus de douze heures durant la fin de semaine du Wildflower ! Arts and Music Festival y sont invités et peuvent être accompagnés. L’événement comprend un repas, de la boisson et de l’animation.

Source : Page Facebook de l’événement 

Avec son programme, le festival a su fidéliser de nombreux bénévoles, plusieurs font même partie du festival depuis plus de cinq ans. Cette gestion rigoureuse à même permis au WF ! de remporter le prix Pinnacle Or en 2018 et 2019 dans la catégorie « Best Volunteer Program », un prix décerné par l’International Festivals and Events Association. 

Image à la une : Pexels